Le démarrage
Premièrement, posez-vous les questions suivantes :
- Avez-vous tenu des activités dans le passé qui ont impliqué la participation des aînés? Voudriez-vous répéter cette expérience ou en créer de nouvelles?
- Y a-t-il d’autres activités dans votre communauté qui seraient une opportunité ou qui vous donneraient des idées, par exemple une activité de nettoyage communautaire ?
- Si vous êtes d’une école, est-ce que votre institution est reconnue pour des activités spécifiques au sein de sa communauté ? Si oui, vous pourriez vous en inspirer.
Deuxièmement, les réponses aux questions Qui, Quoi, Où, Quand et Comment vous aideront à préparer un bon plan de travail.
Qui
- Qui voulez-vous comme participants à cette activité? Quels sont leurs habiletés et intérêts? Ont-ils des caractéristiques qui auront un impact sur votre activité telle une mobilité réduite ou dans le cas de jeunes enfants, de courtes périodes d’attention?
- Qui voulez-vous comme personnes-ressources dans l’organisation de votre activité?
- Aurez-vous besoin de bénévoles?
- Qui devez-vous appeler pour assurer que l’activité se tiendra? Aurez-vous besoin de permis? Aurez-vous des invités spéciaux?
- Aurez-vous besoin d’inviter des artistes ou présentateurs?
- Aurez-vous à établir un comité organisateur?
Quoi
- Quelles ressources avez-vous à votre disposition? Avez-vous ce dont vous avez besoin pour créer l’activité ou avez-vous besoin d’obtenir des ressources d’ailleurs?
- Qu’est-ce que les invités spéciaux à votre activité vont faire?
Où
- L’activité se tiendra-t-elle à l’intérieur ou à l’extérieur?
- Avez-vous besoin de réserver une salle?
- Avez-vous un plan B en cas de mauvaise température ou d’un problème quelconque?
- Est-ce que le lieu où se tiendra votre activité est difficile d’accès pour les personnes à mobilité réduite ou en chaise roulante? Est-ce que le système de son peut répondre aux besoins de personnes avec des problèmes de surdité partielle?
- Est-ce que la salle est suffisamment grande pour accueillir le nombre de personnes que vous attendez? Est-ce que le lieu où se tiendra votre activité a des services adéquats à vos besoins (ex. : salle de bain, toilettes)?
- Y a-t-il des considérations particulières dont vous devez tenir compte dans le choix de votre site tel l’accès internet, une scène, une cuisine?
Quand
- Pensez aux événements qui s’en viennent et à la disponibilité des invités spéciaux, des artistes?
Comment
- Comment allez-vous organiser l’activité selon si elle se tient le jour ou le soir?
- Comment allez-vous vous assurer que toutes les tâches s’exécutent dans les délais attendus?
- Comment allez-vous promouvoir et publiciser votre activité?
Tiré de Event Planning Guide for Schools, du NWT Seniors’ Society
SUGGESTION : Guide Si je savais comment… rédigé par la FESFO.